Ordrebekreftelsen kan etablere orden, men også skape hodebry
- Er du sikker på hva som er avtalegrunnlaget når du har handlet på torget?
Følgende til illustrasjon: Kunden forespør og leverandørens svarer med et tilbud basert på leverandørens salgsbetingelser. Kunden sender sin aksept av tilbudet, men presiserer at kjøpet gjøres på basis av kundens innkjøpsbetingelser. Leverandøren sender dernest rutinemessig en ordrebekreftelse hvor det vises til leverandørens salgsbetingelser. Hva gjelder da?
Kan hender er det siste ord som gjelder, m.a.o. leverandørens betingelser. Men hva hvis det tar tid før ordrebekreftelsen kommer, hva hvis henvisningen til disse ikke er tilstrekkelig klar, eller hva hvis kunden aldri har mottatt salgsbetingelsene? Men, på denne annen side, hva da hvis salgsbetingelsene kom klart til uttrykk både i tilbudet, og også i ordrebekreftelsen, f.eks. som i "gamle dager" trykket på baksiden, eller i "våre dager" med en lenke til hjemmesiden, og med klar oppfordring til å besøke denne hvor de ajourførte betingelsene er å finne?
Hva blir svaret om det er et nytt kunde-leverandørforhold som er kommet i stand ved tilbud og aksept som beskrevet innledningsvis? Hva om det er en etablert relasjon hvor partene lenge har lagt til grunn leverandørens betingelser. Kan det tidligere mønsteret for avtaleforholdet endres ved at kunden i sin aksept presiserer at nå er det kundens betingelser som skal gjelde?
Mange avtaler inneholder passuser om at bare det som er nedfelt i selve avtalen skal gjelde mellom partene. I avtaler som er skrevet på engelsk omtales denne type bestemmelser gjerne som "entire contract-clauses". I et slikt regime kan en ordrebekreftelse fort komme til kort om leverandøren vil være sikker på å få gjennomslag for sine salgsbetingelser. Men en kunde som er opptatt av å vareta sine bestemte ønsker enten det gjelder betingelser eller annet knyttet til kjøpet, bør på sin side være årvåken i forhold til hva som kan stå i en ordrebekreftelse.
Man skal også huske på at i prosessen med utveksling av en eller flere av følgende som nevnt over, – forespørsel, tilbud, aksept og ordrebekreftelse – kan det ikke bare bli spørsmål om hvis parts leveringsbetingelser som gjelder, det kan også bli spørsmål om hva som er krav for øvrig knyttet til leveransen, f.eks. krav til selve kontraktsgjenstanden. Kunden kan f.eks. i sin aksept ha lagt inn forutsetninger som ikke ligger inne som standard i forhold til det selger normalt tilbyr.
Poenget er følgende: Enten man er selger eller kjøper, må man hele tiden følge nøye med på hva som utveksles mellom partene det være seg pr. epost, brev, SMS, eller annen måte, samt hva som nedfelles i avtale. En avtale kan for så vidt være et felles opprettet dokument eller sett med flere og som signert av partene, eller det kan være satt sammen ved tilbud og aksept, samt eventuelt andre dokument som efter omstendighetene kan vise seg å være eller ikke være en del av avtalegrunnlaget mellom partene, så som f.eks. ordrebekreftelsen.
Følgelig bør man etablere så vel et systematisk kontraktsregister som en løpende logg for håndtering av prosessen med avtaleslutning samt den videre oppfølgning av avtaleforholdet. Albaran har på basis av erfaring fra arbeid gjennom mer enn 30 år med leverandør- og entreprisekontrakter etablert et metodeverk for systematisk håndtering av kontraktsforhold hvor det er lagt til grunn praktiske rutiner basert på juridisk metode og bruk av digitale løsninger. Kontakt oss gjerne for mer informasjon.
Albaran, 14.05.2019