1. Bakgrunn
1.1. Åpenhetsloven – ikke bare krav til overholdelse, men også system for etterlevelse
Åpenhetsloven (LOV- 2021-06-18-99) som trådte i kraft 01.07.2022, stiller ikke bare krav til å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og at det skal være anstendige arbeidsforhold knyttet til virksomheten så vel som i virksomhetens leverandørkjeder og i forhold til virksomhetens forretningspartnere, men også at virksomhet som omfattes av loven, skal kunne dokumentere at loven følges opp aktivt. Loven oppstiller m.a.o.
krav både til COMPLIANCE og at man har etablert et COMPLIANCE-PROGRAM for dette.
Mange virksomheter har sikkert allerede etablert rutiner, og mange har trolig (pr. januar 2023) fortsatt pågående arbeid med å etablere compliance med lovens krav, og kan hende har mange av ulike årsaker ennå ikke kommet så langt eller har begynt. For sistnevnte begynner det å haste litt med å få på plass et formålstjenlig compliance program, jf. om tidsperspektiv i neste avsnitt.
Et viktig poeng med alle compliance-program er at man må vise at «det lever». Det innebærer at man må kunne godtgjøre at programmet følges, og at det løpende dokumenteres det som gjøres. Nedenfor i pkt. 2 følger noen stikkord og en oversikt som kan benyttes for avsjekk uansett hvor langt man måtte være kommet i arbeidet med å etablere compliance program ifht. åpenhetsloven.
Flytskjemaet som viser hovedprinsippene for å forstå loven, (ref. illustrasjonsbildet ovenfor),
er tatt inn nedenfor i pkt. 2.2.
Avslutningsvis i pkt. 3 følger litt informasjon om produkt som Albaran tilbyr for fortløpende oppfølging av kravene og føringene som følger av åpenhetsloven.
1.2. Tidsperspektiv for implementering, fristen 31.06.2023, hjemmesiderapportering mm
Innen utgangen av juni 2023 skal virksomheter som omfattes av loven, ha klar en oppdatering på hjemmesiden hvor det redegjøres for virksomhetens program for oppfølging, hva som faktisk er gjort av oppfølging, og om det har vært registrert avvik av en slik alvorlighetsgrad knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og/eller krav til anstendige arbeidsforhold, at det ved siden av avbøtende tiltak, også skal rapporteres utad om alvorlige avvik. I tillegg må virksomheter som omfattes av loven, også kunne besvare skriftlig henvendelser om hvorledes virksomheten følger opp de forpliktelsene som følger av loven. Loven stiller ikke krav til at compliance-programmet må være utformet på noen spesiell måte eller være sertifisert. Men loven forutsetter at de kravene som følge av denne, blir fulgt opp.
2. Sentralt for å følge opp kravene i åpenhetsloven
2.1. Virksomheter som omfattes av loven
Direkte gjelder loven bare for det loven definerer som større virksomheter, jf lovens § 2, jf § 3 bokstav a. Det tør være kjent hva som er definert som større virksomhet. Derfor brukes ikke her spalteplass på disse kriteriene for når loven gjelder. En konsekvens av at loven også stiller krav i forhold til virksomhetens leverandørkjeder og i forhold til dens forretningspartnere, innebærer at også virksomheter som ikke regnes som større virksomheter etter åpenhetsloven, i praksis også må kunne svare ut /rapportere i forhold til etterlevelse mv når det gjelder grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det som her er vist til som det vi kan benevne som «mindre virksomheter», må derfor regne med å måtte svare på spørsmål fra større virksomheter som kjøpere/kunder/forretningspartene. Det vil gjerne også bli forelagt kontraktsforpliktelser med krav til etterlevelse slik at virksomhet som er direkte omfattet av loven, kan benytte svar på spørsmål og henvisning til kontraktsregulering som dokumentasjon på egen etterlevelse (compliance) i forhold til loven.
2.2. Lovens krav kan oppsummeres i følgende flyt-skjema:
2.3. Det som må på plass i virksomheter som er direkte omfattet av loven er:
1. Forankringsdokument nr. 1 hvor det fastsettes at virksomheten har etablert et compliance-program i forhold til åpenhetsloven; gjerne som en kort styrebeslutning i virksomheten.
2. Det må etableres en formålstjenlig policy – forankringsdokument nr. 2, m.a.o. prinsippene for compliance-programmet for virksomhetens arbeid ifht åpenhetsloven, og dette må forankres, ref. lovens § 4 bokstav a
i) i egen organisasjon,
a) hos medarbeidere, ansatte
b) hos nye medarbeidere, nyansettelser
ii) forankring hos kontraktsparter, ref. ovenfor pkt. 2.2
3. hjemmesideoppdatering, samt henvisning i årsrapport, jf lovens § 5;
4. m.a.o. man må ha en mal for hjemmesiderapporteringen og
rutine for denne.
5. håndtere skriftlige spørsmål fra tredjepart, jf lovens §§ 6 og 7
som krever en egen rutine.
6. følge opp (ev.) myndighetskontakt som også krever en rutine, lovens §§ 10 flg, ifht:
– myndighetsforespørsel
– myndighetskontroll
– myndighetsvedtak
7. I tillegg må virksomheten for å etterleve det som er det helt sentrale formålet med loven, på bakgrunn av lovens krav og virksomhetens policy (forankringsdokument nr. 2) ha etablert og også fortløpende følge en
rutine for å etterleve lovens pliktkrav når det gjelder å utføre aktsomhetsvurderinger, jf lovens § 4.
3. Produkt for å komme i gang og for fortløpende compliance med åpenhetsloven
Albaran har satt sammen en dokumentpakke for å etablere rutiner for å følge opp samt dokumentere i samsvar med åpenhetsloven
Produkt-/dokument-pakken som tilbys, inneholder:
• Dok 1 Mal for Policy og Compliance ifht. åpenhetsloven
• Dok 2 Mal for Rapport til bedriftens hjemmeside
• Dok 3 Mal for Styreprotokoll for forankring av
bedriftens compliance med åpenhetsloven
• Dok 4 Kontraktsbestemmelse ifht åpenhetsloven,
ref. avtale med leverandører og forretningspartnere
• Dok 5 Overordnet rutine for å etterleve (compliance med) åpenhetsloven
• Dok 6 Rutine for å følge opp de aktsomhetsvurderingene mv. som etter
aktsomhetsloven kreves av virksomheten,
samt krav til rapportering (hjemmeside), og til å
besvare skriftlige henvendelser om virksomhetens oppfølging av loven,
ref. lovens §§ 4 flg
• Dok 7 Kriterier for aktsomhetsvurderingen etter åpenhetsloven § 4; og
som er et støttedokument til Dok 6
Alternativ: Digital løsning for å følge opp kravene i åpenhetsloven
Albaran har også utviklet en løsning for bruk av dokumentpakken, som vist til ovenfor,
i et digitalt oppsett hvor i tilfelle virksomhetens egen SharePoint 365 kan hensiktsmessig benyttes som plattform. Dersom man ser for seg at det kan bli omfattende arbeid med oppfølging av åpenhetsloven, kan en digital løsning være formålstjenlig. Det er i tilfelle tale om en praktisk og kostnadseffektiv løsning som Albaran har liggende klar.
Ta gjerne kontakt for mer informasjon om disse produktene ved henvendelse til t.seim@albaran.no
11. januar 2023
Tor Wilhelm Seim
Advokat
