PERSONVERNERKLÆRING

1. Personvernerklæring. Formål. Ansvar.

Albaran er et advokatfirma og et rådgiverfirma. I denne personvernerklæringen redegjør vi for innsamling og bruk av personopplysninger i Albarans (Albarans virksomhet.

Albarans målsetning er å oppfylle kravene i den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen i Norge, herunder de krav som følger av EUs forordning om personvern (GDPR) som trådte i kraft fra og med 25.05.2018.

Denne erklæringen gjelder personopplysninger som mottas elektronisk, så vel som på annen måte.

Erklæringen inneholder opplysninger den enkelte har krav på i forbindelse med at Albaran behandler personopplysninger, samt når Albaran samler inn opplysninger, herunder fra vårt nettsted, www.albaran.no. Se for øvrig pkt. 7 nedenfor om rett til innsyn.

Vi behandler personopplysninger for å vareta våre oppdragsgiveres interesser i forbindelse med utøvelse av Albarans virksomhet, i tråd med den til enhver tid gjeldende lovgivning og Albarans alminnelige oppdragsvilkår.

Formålet med vår innsamling og lagring av personopplysninger er å holde et oppdatert kunde-,
kontakt- og motpartregister. Albaran benytter dette til å avklare at det ikke oppstår interessekonflikt, at vi overholder hvitvaskingsreglene, samt at vi driver vår virksomhet i overensstemmelse med gjeldende lover og regler.

Videre benytter vi de lagrede opplysningene i forbindelse med rettet markedsføring og arrangement vi tar initiativ til, eller bidrar til.

Daglig leder i Albaran er ansvarlig for at Albarans behandling av personopplysninger etterlever kravene i personvernlovgivningen. Der ansvaret er delegert, kommer det frem under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene, men ikke ansvaret.

2. Saksbehandling og arkiv. Håndtering av personopplysninger.

Albaran har inngått behandleravtale med og bruker saksbehandlingssystem og skytjenester fra Smart Solutions AS for dokumenthåndtering og elektronisk lagring.

Albaran har inngått behandleravtale med og benytter tjenester fra Advisor AS og InfoEasy AS for timeregistrering og fakturering og oversikt over kunder, motpartsregister og kontakter.

Daglig leder har ansvaret for systemet, og at Albaran til enhver tid har nødvendige rutiner for bruk, og at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutiner som fastsatt.

Personopplysninger innhentes pr. ordinær post, e-post og gjennom møter og telefonsamtaler. Albaran lagrer personopplysninger i den grad vi er lovpålagt i forbindelse med utøvelsen av vår virksomhet. Vi har telefon, e-post og adresselister for oppdragsgivere, motpartregister og register over kontakter og mulige kontakter.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som personnummer, organisasjonsnummer, navn, adresse, telefonnummer og annen informasjon som er eller kan anses å være personopplysninger. Registrering, lagring og oppbevaring skjer på betryggende måte i samsvar med gjeldende lovgivning for Albarans virksomhet.

Vi gir bare personopplysninger til andre enn Albaran i den grad vi er lovpålagt å gi slike opplysninger, f.eks. ved mistanke om hvitvasking, og ellers i de tilfelle det er nødvendig i forbindelse med utøvelsen av Albarans virksomhet.

3. Nettbasert behandling av personopplysninger

Daglig leder har ansvaret for Albarans nettbaserte behandling av personopplysninger på www.albaran.no, med mindre annet er oppgitt under.

Det er frivillig for dem som besøker nettsiden å oppgi personopplysninger i forbindelse med besøk på vår hjemmeside; f.eks. dersom man ønsker å laste ned nyhetsbrev, abonnere på slike, melde seg på arrangement eller andre tjenester eller produkt som tilbys fra Albarans nettsted. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

InfoIT AS er Albarans databehandler, med ansvar for utvikling, drift og vedlikehold av nettstedet til Albaran.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Albaran og InfoIT som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Albaran benytter "informasjonskapsler" såkalte ("coockies"). Dette gjør vi for at det skal bli tilpassede nettjenester og best mulig brukeropplevelse, bl.a. for at det skal være lettere å navigere ved besøk på være nettsider. Vi benytter også informasjonskapsler til å hente ut statistikk for bruksmønstre, men i form av anonymiserte rapporter. Vi benytter Google Analytics, og dette verktøyet forteller oss ved hjelp av anonymiserte data bl.a. hvor mange som besøker hvilke sider. Vi bruker ikke informasjonskapsler til å identifisere deg som bruker, og det sendes ikke data som kan identifisere deg som person til Google. Google Analytics hjelper oss til å bestemme hva som vi bør prioritere på våre nettsider slik det skal enkelt å finne frem på disse. Dersom du ikke ønsker å akseptere vår bruk av informasjonskapsler, kan du trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingen i din nettleser, f.eks. ved slik at denne varsler hver gang du besøker nettsteder du besøker. Du kan også velge å stoppe informasjonskapsler som sendes nettleseren din. Dersom du endrer innstillingen for informasjonskapsler, kan det medføre at www.albaran.no , evt. andre nettsteder, ikke vil fungere optimalt når man går inn på nevnte.

4. E-post, telefon og møter

Albaran benytter i hovedsak e-post og telefon, men også tradisjonelle kommunikasjonsformer som brev, i forbindelse med Albarans advokat- og rådgivervirksomhet. Opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling, eller på annen måte, som i møte, tas vare på, så langt disse, etter Albarans oppfatning, er relevante og av betydning, i vårt arkiv.  Opplysninger som nevnt, behandles som beskrevet over; se ovenfor pkt. 2 - ”Saksbehandling og arkiv”.

Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å arkivere relevant informasjon, herunder personopplysninger, på betryggende måte, i samsvar med Albarans saksbehandlingsrutiner, og er ellers ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle.
Ved fratreden slettes e-postkontoen til den aktuelle Albaran-medarbeider.

Det skal ikke uten samtykke fra angjeldende, fra Albaran sendes sensitive personopplysninger med
e-post, likevel slik at Albaran tar forbehold om å formidle ukryptert: navn, adresse og personnummer og organisasjonsnummer. Mottatte e-post som inneholder sensitive opplysninger (herunder ikke medregnet navn, adresse og personnummer, så fremt det ikke er særskilt grunn til også å regne også slike opplysninger som sensitive), skal ikke distribueres videre eksternt fra Albaran, uten samtykke fra angjeldende, med mindre det er nødvendig for å utøve Albarans virksomhet og/eller det følger av gjeldende lovgivning.

Albaran gjør særskilt oppmerksom på at vanlig e-post ikke er kryptert. Vi oppfordrer derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post til Albaran.

Albaran har rutiner for kryptering ved utsendelse og mottak av informasjon pr. elektronisk overførsel, herunder pr. epost. Kryptering brukes for tiden normalt ikke da de fleste oppdragsgivere og andre vi kommuniserer med, ikke selv benytter kryptert epost.

5. Besøk i Albarans lokaler

Ved besøk i Albarans lokaler, registreres den besøkende sitt navn, telefonnummer og evt. virksomhet man kommer fra, ved manuell innlogging i resepsjonen. Besøket meldes per SMS/e-post til den medarbeider som mottar besøk. Bakgrunnen for dette er dels meldingstjeneste til erstatning for tradisjonell resepsjonstjeneste, og for oversikt over innloggede i tilfelle nødsituasjon /evakuering skulle oppstå i bygget. Registrert navn mv. lagres slik at man kan gjenkjennes og derved få enklere innlogging ved senere besøk i bygget Albaran holder til.

6. Personvernombud

Albaran har etablert en ordning med personvernombud i samsvar med de krav som følger av EU forordning som trer i kraft 25.05.2018.

Personvernombud hos Albaran er Anders Dahl.

7. Rett til innsyn

Alle som spør, har etter personopplysningsloven rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i en virksomhet.

Albaran har gitt informasjonen om Albarans håndtering av personopplysninger i denne erklæringen, og vil henvise til denne erklæringen ved eventuelle forespørsler.

Den/de som er registrert i Albarans system, har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at eventuelt uriktige eller ufullstendige personopplysninger, blir rettet, slettet eller supplert. Slikt krav fra vedkommende skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Norsk rett gjelder for alle forhold knyttet til Albarans oppfølgning i forhold til personopplysninger og personvern. Eventuelle tvister blir å løse for Oslo tingrett.

8. Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om vår behandling av personopplysninger, kan du ta kontakt med oss.

Personvernansvarlig hos Albaran er daglig leder: Tor Wilhelm Seim

E-post: t.seim (at) albaran.no

Tlf.: + 47 92 88 65 03

Postadresse: Albaran AS, Pb. 332 Skøyen, 0213 Oslo

Personvernombud hos Albaran: Anders Dahl

E-post: a.dahl (at) albaran.no

Tlf.: + 47 934 33 356
Postadresse: Albaran AS, Pb. 332 Skøyen, 0213 Oslo